Verhandeln gehört mitunter zu den Königsdisziplinen des Projektmanagements. Für mich sind Verhandlungen, egal ob im beruflichen oder im privaten Bereich, immer etwas sehr herausforderndes da sie schnellen dynamischen Änderungen unterliegen auf die man in kürzester Zeit, gekonnt, „richtig“ reagieren muss.

Ein paar Grundlagen der Verhandlungstechnik die ich erst kürzlich lernen und auch schon in praktischen Beispielen einsetzen durfte möchte ich hier gerne näher beschreiben.

Wie bei vielen anderen PM Themen ist auch hier die Vorbereitung ein erfolgskritischer Punkt.

Für die Vorbereitung sollte man sich überlegen wer die richtigen unterstützenden Personen für die bevorstehende Verhandlung sind. Dieses Set-Up der Verhandlung, sowie das Briefing und das einstudieren der Spielregeln aller relevanten „Mitspieler“ ist äußerst wichtig.

In jeder Verhandlungsrunde, egal ob in den eigenen Reihen oder der Gegenüberseite gibt es gewisse Rollen die bewusst oder unbewusst eingenommen werden à Delegationsleiter, Themenführer, Spezialisten oder emotionale Extrempositionierer.

Im Grunde ist es egal ob man 2 Personen oder 20 Personen gegenübersitzt; in den meisten fällen gibt es nur 1-2 „Alpha Personen“ welche die Verhandlung führen. Der Rest unterstützt oder stört meist nur durch Fachinformationen oder Sonderwünsche.

Die Grundelemente einer Verhandlung kann in dem folgenden Bild gut dargestellt werden:

SET-UP: Die Vorbereitung: die zu Hause vor dem Meeting passieren sollte. Rollenverteilung, Spielregeln, Zusammenspiel zwischen den Personen, Handlungsspielräume vereinbaren.

FOKUS: Der Einstieg in die Verhandlung -- Beim Start einer Verhandlung stellt der Verhandlungsführer, sein Team vor und umreißt noch mal kurz um was es Ihm bei der anstehenden Verhandlung geht. Der Einstieg sollte immer ruhig und sachlich sein. Sprich kurz etwas privat plauschen danach den Prozess vereinbaren und nach diesen Regeln die Verhandlung ablaufen soll (Zeitrahmen, Themen, wichtige Punkte und Pausen).

INPUT: Hier werden eine Art Storylines statt der harten Realitäten hergestellt. Probleme oder Angebote sollten dramaturgisch richtig aufgebaut werden sonst argumentiert man bereits von Anfang an gegen einen bestehenden Widerstand. (Problem erklären > Auswirkung darlegen > Idealzustand aufzeichnen > Alternative 1 anbieten > Alternative 2 anbieten > den Nutzen noch mal hervorheben > Das OK einholen und somit das ganze verankern.) MERKE: Jeder Verhandlungspartner ist anders, daher bietet sich an zuvor über die Person zu informieren um Empfängerorientiert argumentieren zu können.

DEAL Making: Der Prozess um einen Deal zu erreichen besteht aus 2 Phasen:

• Phase 1 Exploration & Positionierung verlangt das alles issues zu 85-95% ausverhandelt werden, die einzelnen Punkte werden nur dann abgeschlossen wenn sie aus der Abtauschmasse herausgenommen werden sollen und immer eine klare Positionierung und Ziele verfolgen. 
• Phase 2: Package Deals und Durchbruchspunkte kennzeichnen das Vorschlagen von einem Deal, Alternative Optionen werden aufgezeigt und auf die Präferenzen und Prioritäten angepasst. Das Ziel ist auf eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu kommen ohne das einer die Hosen komplett runterlässt.

Follow UP: Wurden alle Punkte besprochen und beide Seiten sehen das Ende der Verhandlung unmittelbar vor sich, sollte noch einmal eine zusammenfassende Runde gemacht werden. Was nun vereinbart und fixiert wurde gilt als Übereinkunft, sowie die Festlegung des weiteren funktionalen Prozesses (To do’s, Follow UP‘s).

Fallen und Probleme: Es gibt’s auch immer wieder Verhandlungspartner die schon sehr gewieft sind und versuchen durch Tricks die eigenen Interessen vordergründig durchzudrücken. Solche Interessen sind meist nachteilige Änderungen der Rahmenbedingungen, ständiges nachschieben von Issues und das Drängen auf Zugeständnisse und weitere Preisreduktionen. Um diesem zu entgehen erfordert es einiger Übung zum erkennen und gegensteuern. Im schlimmsten Fall gibt es immer noch die Notbremse in der man eine Verhandlung abbricht und ggf. an einem andern Zeitpunkt fortsetzt. (Demonstrativ Unterlagen zusammenklappen, aufstehen, bedanken & gehen > Vorher mit dem Team absprechen).

Professionelle Verhandlungsführer übernehmen die Prozesssteuerung (den Lead), legen ein günstiges Framework fest, verhandeln die besprochene Agenda und sorgen für die richtige Fokussierung und Ausrichtung. Das resultiert in den besten Fällen in einem zufriedenen Gefühl für beide Seiten und sollte auch von beiden Parteinen angestrebt werden. 

Ein persönlicher Tipp noch: Vorteilhaft ist es wenn man über mehrere Punkte verhandelt (Multi Issue Verhandlung) da man hier mehr potentiale zum „tauschen“ und Alternativen finden hat. Geht es um ein einziges Thema das verhandelt werden soll, müssen hier intensivere Vorbereitungen für eventuelle Zugeständnisse und „Dehnbereiche“ gefunden und vom Vorgesetzten abgesegnet werden.